Написать все это — дофига делов будет. Я бы на самом деле заюзал битрикс24. Там если не все это есть, то просто надо будет донастроить. Там и управление файлами, и доступы, и настроить бизнес-процессы на документооборот можно. Мне не нравится битрикс, но как CRM битрикс24 внушительная. Я ей сейчас активно пользуюсь.